Magento 2 BTW configuratie voor NL/EU

BTW instellen in Magento lijkt altijd een beetje ingewikkeld. Eens; de configuratie voor internationale verkoop vanuit Nederland naar klanten in andere (EU) landen is vrij veel en nauwkeurig werk. Maar de mogelijkheden zijn vooral heel uitgebreid. Dat is waardoor ze ingewikkeld lijken. Voor veel shops een reden om de Magento BTW configuratie eenmalig in te (laten) stellen en er nooit meer naar om te kijken.

Met als gevolg de vele vragen rondom btw die niet klopt, het verleggen van btw in magento of btw afrondingfouten.

Nergens voor nodig. Laat je niet ontmoedigen door de interface. Als je eenmaal begrijpt waarvoor de verschillende knoppen en regels dienen zijn belasting eenvoudig te doen. Of te valideren.

Het is overigens nuttig om te begrijpen hoe dit werkt. Indien je met verkoop aan particuliere klanten in EU landen het in dat land geldende drempelbedrag bereikt, dien je het in dat land geldende BTW tarief te rekenen. Handig als je dit zelf kunt doen.

Instellen BTW tarieven in Magento 2

BTW tarieven in Magento zijn simpelweg de verschillende mogelijke BTW tarieven die van toepassing kunnen zijn op een verkoop. Voor verkoop van een product vanuit Nederland aan een Nederlands verzendadres maken we onderscheid tussen 3 BTW tarieven; 21%, 9% en 0%. De BTW tarieven stel je onder Winkels > BTW-zones en -tarieven. We geven ze in het voorbeeld een herkenbare naam (BTW NL Hoog, NL laag, NL vrijgesteld), zodat we ze bij het instellen van de regels eenvoudig kunnen herkennen.

Bij het instellen van een BTW tarief in Magento stel je altijd een land in. Dit is het land waar dit BTW tarief geldig is.

Let op: Als je in EU landen verkoopt, maar niet de drempelbedragen bereikt (daarover later meer), dan zul je voor ieder EU land waar een klant vandaan kan komen (verzend adres) BTW tarieven in Magento moeten aanmaken. Met - let op - de Nederlandse percentages (21%/9%). Dit is de enige manier waarop BTW correct op de factuur komt te staan. Veel shops doen dit niet. Het gevolg is dat wanneer je in de checkout een ander verzendadres-land instelt, het totaalbedrag klopt - maar er geen BTW tarief tussen de totalen staat.

Nederlandse BTW tarieven voor particuliere NL en EU klanten

Bron: belastingdienst.nl ⁠Werkt u voor een particulier? In de meeste gevallen is dan de dienst belast in Nederland en brengt u dus Nederlandse btw in rekening. Met een 'particulier' bedoelen we in dit geval een klant die geen btw-identificatienummer heeft. ⁠Lees verder

• Als je via een Magento 2 webshop verkoopt die gevestigd is in Nederland, dan breng je over de verkopen naar Nederlandse adressen de Nederlandse BTW tarieven in rekening.
• Voor verkoop aan particuliere klanten met verzendadressen in andere EU landen breng je óók Nederlandse BTW tarieven in rekening. Totdat je het drempelbedrag bereikt.

Particuliere verkoop aan EU landen boven drempelbedrag

Bron: belastingdienst.nl ⁠Levert u in een jaar voor meer dan het drempelbedrag goederen aan particulieren, aan ondernemers die geen btw-aangifte doen, of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn? U moet dan het btw-tarief van het land van uw klant in rekening brengen. Dit doet u vanaf het moment dat uw omzet voor dat land hoger is dan het drempelbedrag, voor de rest van het jaar en in ieder geval ook het volgende jaar. ⁠Lees verder

• Boven een bepaalde omzet uit EU klanten moet het BTW tarief van dat land worden berekend
• Dit drempelbedrag verschilt per land. Het is voor Duitsland bijvoorbeeld €100.000

Voorbeeld: Een product met standaard BTW tarief wordt vanuit Nederland verkocht aan Duitse klanten met 21% BTW. Vanaf het moment dat de omzet voor Duitse klanten de €100.000 grens heeft bereikt, wordt voortaan gefactureerd met 19% BTW.

Verkoop aan (zakelijke) klanten

Voor zakelijke klanten mét btw-identificatienummer breng je BTW 0% in rekening.

bron: belastingdienst.nl ⁠Is uw klant een ondernemer? Dan geldt vaak: de dienst is belast in het land van de afnemer, waarbij die afnemer zelf de btw berekent en betaalt in zijn eigen land. We noemen dit intracommunautaire diensten. Met 'ondernemer' bedoelen we hier ook een organisatie die geen ondernemer is, maar wel een btw-identificatienummer heeft. ⁠ ⁠Wat moet u doen bij een intracommunautaire dienst? ⁠U stuurt een factuur zonder btw waarop u noteert: 'btw verlegd'. ⁠U geeft deze dienst aan in uw btw-aangifte. ⁠U geeft deze dienst op in uw 'Opgaaf intracommunautaire prestaties'. ⁠Lees verder

Indien er meerdere winkelaanzichten zijn ingericht (Zie: Winkels > Alle winkels), dan is het bij de BTW tarieven mogelijk om de 'BTW Titels' (TAX titles) in te stellen. Dit zijn de vertaalde labels die worden weergegeven in het afrekenproces.

Instellen van Fiscale regels in Magento 2 (Tax Rules)

Mocht je dus significante omzet draaien in andere landen dan Nederland, dan heb je nu BTW tarieven aangemaakt voor een aantal verschillende landen. Zo niet, dan heb je alleen de 3 Nederlandse tarieven ingesteld.

Tax Rules (fiscale regels) in Magento 2 zijn bedoeld om een BTW tarief, klant en product aan elkaar te koppelen:

Welk BTW tarief moet worden gerekend als klant X, koopt vanuit land Y het product Z?

Bovenstaand screenshot toont het bewerken van een Tax Rule in Magento 2. De eerste stap bestaat uit het selecteren van een BTW-tarief. In het voorbeeld 'NL Hoog'. Met het selecteren hiervan ligt het land (Nederland) en het tarief (21%) vast. Die zijn onderdeel van het eerder aangemaakte BTW tarief.

Instellen BTW-tariefgroep product (Product Tax Class)

Het nut van Product Tax Classes maken we duidelijk met een voorbeeld:

Stel, we hebben een aanbod van 5000 TV's. In Nederland is hiervoor het standaard tarief van 21% van toepassing, voor Duitsland willen we particulieren het standaard tarief van 19% belasten en voor Frankrijk het standaard tarief van 20% (we hebben voor deze landen het drempelbedrag bereikt).

Het handmatig koppelen van 5000 producten aan 3 BTW tarief regels zou veel werk zijn. Daarnaast onhandig op het moment dat we in een ander EU land het drempelbedrag bereiken - en ook daar het betreffende BTW tarief in rekening moeten brengen. Je zou opnieuw de 5000 producten moeten opzoeken en bewerken.

In plaats van 5000 producten direct te koppelen aan de BTW tarieven die van toepassing zijn, categoriseren we ze dus eerst. In dit geval met de product tax class 'Electronica'. Hoe specifiek je hierin moet zijn ligt aan de regelgeving van de verschillende landen. We kunnen kijken naar de 9% categorieën op belastingdienst.nl voor inspiratie.

• voedingsmiddelen
• water
• agrarische goederen
• geneesmiddelen en hulpmiddelen
• kunst, verzamelvoorwerpen en antiek
• boeken en periodieken

Voeg bijvoorbeeld ook alvast toe aan deze lijst:

• alcoholhoudende dranken
• elektronica
• dieren
• planten
• auto
• verzekeringen en beleggingen
• diensten

Opmerkingen

• Het BTW-tarief is een multi select veld. Zo kun je bijvoorbeeld alle laagtarieven van verschillende landen binnen één regel selecteren en koppelen aan bijvoorbeeld boeken
• Het veld BTW-tariefgroep product (product tax class) is ook een multi select veld. Je kunt alle laagtarieven van verschillende landen koppelen aan alle categorieën (BTW-tariefgroepen) waarvoor dit van toepassing is
• Veel shops hebben maar één of twee Product Tax Classes (diensten en sieraden, bijvoorbeeld). Dit is niet gek.

Product → BTW-tariefgroep product (Product Tax Class) → Fiscale regel ← BTW-tarief

Instellen BTW-tariefgroep klant (Customer Tax Class)

Customer Tax Classes worden op een vergelijkbare manier ingezet als Product Tax classes. Ze vereisen het categoriseren van klanten in BTW-tariefgroepen, waarna we met deze 'categorieën' kunnen werken binnen de fiscale regels.

Een goede voorbeeldconfiguratie van categorieën (BTW-tariefgroepen voor klanten) is:

• Particulier
• Zakelijke klant (Met BTW nummer)
• Zakelijke klant (Zonder BTW nummer)

Voor verzending naar zakelijke klanten met geldig BTW nummer, gevestigd in overige EU landen, moeten we namelijk 0% BTW in rekening brengen.

Ergens zou je kunnen verwachten dat je (in plaats van BTW-tariefgroepen klanten), hier direct Magento klantgroepen (Customer groups) zou moeten kunnen selecteren.

Dit is niet het geval. Klantgroepen hebben tal van andere functies:

• Tonen van beperkt deel van het assortiment
• Extra klantvelden voor de klanten binnen een klantgroep
• Prijsafspraken weergeven (aangepaste prijzen na inloggen zichtbaar)
• Na inloggen meer mogelijkheden of rechten
• Andere betaalmethoden per klantgroep (maatwerk)

Stel, we willen onderscheid maken tussen zakelijke klanten mét BTW nummer en zakelijke klanten zonder BTW nummer. De manier om dit te doen is met klantgroepen; klanten zitten in de groep 'heeft BTW nummer', of de groep 'geen BTW nummer'. We willen daarnaast(ongeacht wel of geen BTW nummer) deze zakelijke klanten verschillende kortingen bieden. En we willen sommige klanten op rekening laten bestellen. Dit komt neer op het aanmaken van de volgende klantgroepen:

• Particulier standaard
• Zakelijk 5% korting - heeft BTW nummer
• Zakelijk 10% korting - heeft BTW nummer
• Zakelijk 15% korting - heeft BTW nummer
• Zakelijk 5% korting - geen BTW nummer
• Zakelijk 10% korting - geen BTW nummer
• Zakelijk 15% korting - geen BTW nummer
• Zakelijk 5% korting - heeft BTW nummer - op rekening
• Zakelijk 10% korting - heeft BTW nummer - op rekening
• Zakelijk 15% korting - heeft BTW nummer - op rekening

Gelukkig hebben we BTW-tariefgroepen. Wil je 0% voor de 6 klantgroepen waarvan het BTW nummer bekend is rekenen?

Stap 1) Maak een nieuwe fiscale regel aan in Magento 2 ⁠Stap 2) Stel het 0% BTW-tarief in ⁠Stap 3) Selecter alle BTW product tariefgroepen ⁠Stap 4) Selecteer de "Zakelijke klant (Met BTW nummer)" BTW tariefgroep voor klant in ⁠Stap 5) Stel voor de 6 '- heeft BTW nummer' klantgroepen deze BTW-tariefgroep in

Klant → klantgroep → BTW-tariefgroep klant (Customer Tax Class) → Fiscale regel ← BTW-tarief

Compleet maken van de Magento 2 BTW configuratie

We hebben nu:

• BTW tarieven aangemaakt
• Fiscale regels ingericht
• BTW-tariefgroepen voor producten aangemaakt
• BTW-tariefgroepen voor klanten aangemaakt

Mocht je het nog niet gedaan hebben, configureer op productniveau onder welke BTW-tariefgroep producten vallen (Product Tax Classes) en stel bij de verschillende klantgroepen in onder welke Klant BTW-tariefgroep (Customer Tax Class) ze vallen.

Algemene configuratie

Winkels > Configuratie > Verkopen > BTW

Nu hebben we op dit punt het merendeel van de benodigde BTW instellingen gedaan. Wat nog resteert zijn een aantal algemene instellingen rondom:

• Weergave van prijzen (in de catalogus)
• Standaard instellingen
• Wijze van berekenen btw

De belangrijkste instellingen zijn:

Standaard BTW-tariefgroep voor producten

Mocht een product geen BTW-tariefgroep hebben, dan valt het systeem hierop terug. Het is dus een goed idee om naast de productcategoriseringen die we hebben aangemaakt een BTW-tariefgroep voor producten te maken genaamd 'standaard'. Die kun je dan aan alle BTW hoog tarieven (van de verschillende landen) koppelen.

BTW-tariefgroep voor verzending

Dit is een afwijkende instelling. Het betreft de BTW-tariefgroep die we willen toepassen op het verzendbedrag. Verkoop je laag percentage belastte goederen, dan mag je in Nederland over de verzending 9% rekenen. Staat er op dezelfde factuur één product waarvoor het standaardtarief (21% btw) geldt, dan dien je 21% btw over de verzendkosten te rekenen. In praktijk wordt bijna altijd gekozen om verzendkosten met 21% te belasten. Je kunt hier dan de 'standaard' BTW-tariefgroep instellen die we hierboven omschrijven.

Standaard BTW-tariefgroep voor klant

Mocht een klant (of eigenlijk een klantgroep) geen BTW-tariefgroep hebben, dan valt het systeem hierop terug.

BTW berekenmethodiek op basis van

Voor een Nederlandse (of EU) webshop selecteer je: Rijtotaal. De optie heeft te maken met de manier waarop BTW wordt berekent bestaat vanwege verkoop in de US (waar verschillende states verschillende VAT tarieven rekenen). Magento zal een foutmelding tonen wanneer je dit verkeert configureert:

Warning. Tax configuration can result in rounding errors for store(s): Europe Websites (French), Europe Websites (German).

Catalogusprijzen

Wil je prijzen bij producten invoeren inclusief BTW of exclusief BTW? De best practice is: invoeren inclusief BTW. In theorie zou je ervoor kunnen kiezen om alle prijzen exclusief BTW in te voeren, zodat de uiteindelijke verkoopprijs inclusief BTW dynamisch wordt berekend. €82,64 is op de NL storeview netjes €100 euro, maar op de DE storeview (19%) €98,347

Disclaimer

Dit is geen financieel advies. Ik ben geen erkend finaniceel adviseur. Overleg met je boekhouder of accountant.